Checkliste für neue Mitarbeiter: Schweizer Personalabteilungen

Die wichtigsten Pflichtaufgaben für die Checkliste neuer Mitarbeiter in der Personalabteilung sind: AHV-Anmeldung, Arbeitsvertrag unterzeichnen, Aufenthaltsbewilligung prüfen, Quellensteuer-Tarifentscheid einholen, Pensionskasse (BVG) anmelden, UVG-Meldung erstatten, IT-Zugänge bereitstellen, Badge und Schlüssel übergeben sowie ein Probezeitgespräch terminieren. Diese Einarbeitungscheckliste gilt für Schweizer Unternehmen und Praxen und deckt alle gesetzlich relevanten Schritte ab.

Sofort-Checkliste: Pflichtaufgaben vor dem ersten Arbeitstag

AHV-Ausweis und Kopie ID/Pass einholen
Aufenthaltsbewilligung prüfen (bei ausländischen Mitarbeitenden)
Quellensteuer-Tarifentscheid beim Wohnsitzkanton anfordern
BVG-Anmeldung bei der Pensionskasse einleiten
UVG-Meldung bei der Unfallversicherung erstatten
Schriftlichen Arbeitsvertrag unterzeichnen lassen
IT-Hardware und Systemzugänge bestellen (Vorlauf von einigen Wochen)
Badge, Schlüssel und Parkplatz beantragen
Gotte/Götti (Paten) zuweisen
Probezeitgespräch in den folgenden Monaten im Kalender fixieren

Erster Arbeitstag: Mindest-To-Dos

Begrüssung durch Führungskraft und Teamvorstellung
Personalakte anlegen, Unterlagen unterzeichnen
IT-Einrichtung: E-Mail, Zugänge, MFA aktivieren
Arbeitsplatz übergeben (Laptop, Telefon, Badge)
Gotte/Götti vorstellen und Einarbeitungsplan übergeben

Profi-Tipp: Versenden Sie die Willkommens-E-Mail mit Checkliste, Parkplatzinfos und Dresscode bereits eine Woche vor Eintritt. Neue Mitarbeitende starten sicherer, wenn sie wissen, was sie erwartet.

Vorlagen zum Herunterladen (PDF, Word, Excel) finden Sie weiter unten in diesem Artikel. Alle Angaben zu AHV, Quellensteuer und BVG beziehen sich auf Schweizer Recht. Personalakten sind gemäss revDSG vertraulich zu behandeln.

Was muss die Personalabteilung vor dem Eintritt erledigen?

Die ETH Zürich strukturiert den Onboarding-Prozess in vier Zeitfenster: einige Wochen vor Eintritt sowie einige Monate danach. Diese Zeitachse hat sich in der Praxis bewährt, weil Behördenprozesse und IT-Beschaffungen schlicht Zeit brauchen.

Zeitpunkt	Aufgabe	Verantwortlich
8–10 Wochen	Stellenbeschreibung finalisieren, Pensionskasse und Anstellungsbedingungen festlegen, Arbeitsbewilligung abklären (Nicht-EU/EFTA frühzeitig)	HR
6–8 Wochen	Vertragsentwurf erstellen, AHV-Nummer prüfen/beantragen, Bankverbindung und Steuerangaben anfordern	HR, Lohnbuchhaltung
3–4 Wochen	IT-Hardware bestellen, Systemzugänge beantragen, Zugriffsrollen definieren	IT, HR
1 Woche	Arbeitsplatz einrichten, Badge/Schlüssel beantragen, Willkommensunterlagen versenden	Facility, HR
Eintrittstag	Personalakte anlegen, Unterlagen unterzeichnen, IT-Einrichtung abschliessen	HR, IT, Führungskraft

Bei Nicht-EU/EFTA-Fachkräften gilt: Die Aufenthaltsbewilligung und Passkopie müssen als erster Schritt vorgezogen werden. Ein fehlender Bewilligungsentscheid blockiert den gesamten Eintritt.

Profi-Tipp: Legen Sie für jede Neueinstellung eine digitale Aufgabenliste mit Fälligkeitsdaten an. So sehen HR, IT und Führungskraft auf einen Blick, welche Schritte noch offen sind.

Welche Pflichtdokumente und Meldungen verlangt das Schweizer Recht?

Schweizer Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, beim Eintritt eines neuen Mitarbeitenden bestimmte Dokumente einzuholen und Meldungen fristgerecht zu erstatten. Wer hier nachlässig ist, riskiert Nachzahlungen und Bussgelder.

Zwingend einzuholende Dokumente:

AHV-Ausweis (Sozialversicherungsausweis)
Kopie Personalausweis oder Reisepass
Aufenthaltsbewilligung (bei ausländischen Mitarbeitenden, Kategorie B, C, L oder G)
Quellensteuertarifentscheid des Wohnsitzkantons (bei quellensteuerpflichtigen Personen)
Bankverbindung für Lohnzahlung

Meldepflichten mit Fristen:

AHV/IV: Anmeldung beim zuständigen Ausgleichskasse, in der Regel innerhalb von 30 Tagen nach Eintritt
BVG (Pensionskasse): Anmeldung ab dem 1. Januar nach Vollendung des 17. Altersjahres (Risikoleistungen) bzw. 24. Altersjahres (Sparbeiträge); Eintritt in die Pensionskasse des Arbeitgebers zum Eintrittsdatum
UVG (Unfallversicherung): Meldung an den Versicherer (z. B. SUVA oder Privatversicherer) bei Stellenantritt
Quellensteuer: Monatliche Abrechnung mit dem Wohnsitzkanton des Mitarbeitenden

Schriftliche Arbeitsverträge sind in der Schweiz zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, werden aber aus Beweisgründen dringend empfohlen. Quitt Business betont, dass schriftliche Verträge Unklarheiten bei Überstunden, 13. Monatslohn und Kündigungsfristen von Anfang an ausschliessen.

Beim Umgang mit Personaldaten gilt das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG). Private E-Mail-Adressen dürfen nur mit ausdrücklicher Einwilligung und Dokumentation erhoben werden. Personalakten sind vertraulich zu führen und nur berechtigten Personen zugänglich.

Im EoR-Modell (Employer of Record) übernimmt der EoR die gesetzlichen Arbeitgeberpflichten wie AHV-Anmeldung, BVG und Lohnabrechnung. Der Auftraggeber bleibt für operative Einarbeitung und IT-Bereitstellung zuständig. NumeriqPayroll dokumentiert diese Aufgabentrennung detailliert.

Profi-Tipp: Erstellen Sie eine kantonsspezifische Quellensteuertabelle für Ihre häufigsten Wohnsitzkantone. Das spart bei jeder Neueinstellung Zeit und verhindert Fehler bei der monatlichen Abrechnung.

Hinweis: Dieser Artikel gibt allgemeine Informationen wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Unsicherheiten wenden Sie sich an kantonale Steuerämter, Sozialversicherungsstellen oder externe Treuhänder.

Was gehört zum Programm des ersten Arbeitstages?

Der erste Tag prägt den Eindruck, den ein neuer Mitarbeitender von der Praxis oder dem Unternehmen gewinnt. Eine strukturierte Begrüssung ist kein Luxus, sondern ein klares Signal für professionelles Personalmanagement.

Checkliste für den Empfang:

Begrüssung durch direkte Führungskraft (nicht durch Empfang allein)
Vorstellung im Team und Rundgang durch die Räumlichkeiten
Übergabe Arbeitsplatz: Laptop, Telefon, Badge, Schlüssel
HR-Administration vor Ort: Unterzeichnung Arbeitsvertrag, Kontrolle Bank- und Steuerdaten, Personalakte anlegen
IT-Einrichtung: E-Mail-Konto aktivieren, Systemzugänge freischalten, MFA einrichten, Kurzeinweisung in Praxissoftware oder EPD
Gotte/Götti vorstellen und Einarbeitungsplan gemeinsam durchgehen
Gemeinsames Mittagessen mit dem Team einplanen

Das Paten-System (Gotte/Götti) ist besonders in kleinen Teams wirksam. Laut easylearn verbessert die Zuweisung einer Ansprechperson die soziale Integration und Mitarbeiterbindung spürbar. Ein Pate beantwortet informelle Fragen, die neue Mitarbeitende einer Führungskraft nicht stellen würden.

Profi-Tipp: Planen Sie am Ende des ersten Tages ein kurzes 10-minütiges Feedback-Gespräch ein. Fragen Sie gezielt: Was war unklar? Was hat gefehlt? Diese Rückmeldung verbessert Ihren Onboarding-Prozess kontinuierlich.

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Wie gestalten Sie die ersten 90 Tage strukturiert?

Die ersten drei Monate entscheiden darüber, ob ein neuer Mitarbeitender produktiv wird oder sich verloren fühlt. Ein 30/60/90-Plan gibt beiden Seiten klare Erwartungen.

Woche 1: Einarbeitung in Abläufe, Systeme und Team. Keine eigenständigen Aufgaben, sondern Beobachten und Fragen stellen.
Monat 1: Erste Aufgaben eigenständig übernehmen. Schulungen abschliessen (Praxissoftware, Terminbuchung, EPD-Dokumentation, Abrechnungstools). Wöchentliche Check-ins mit Führungskraft.
Monat 2: Verantwortlichkeiten ausweiten. Erstes strukturiertes Standortgespräch mit Führungskraft und HR.
Monat 3: Zielvereinbarung für die nächsten sechs Monate. Probezeitbericht erstellen und an HR senden.

Trainingsplan für Praxen:

Einweisung in Praxissoftware (Terminbuchung, Dienstplanung, Abrechnung nach TARMED/TARDOC)
Schulung zur EPD-Dokumentation und Zugriffsrollen
Sicherheits- und Notfallinstruktion (Brandschutz, Notfallplan, Datenschutz)
Einweisung in Absenzen- und Arbeitszeiterfassung

Profi-Tipp: Hinterlegen Sie den 30/60/90-Plan als gemeinsames Dokument, auf das Führungskraft und Mitarbeitender gleichermassen Zugriff haben. Transparenz über Erwartungen reduziert Missverständnisse in der Probezeit.

Meilenstein	Inhalt	Verantwortlich
Ende Woche 1	Einarbeitung abgeschlossen, Systeme bekannt	Gotte/Götti, Führungskraft
Ende Monat 1	Erste Aufgaben eigenständig, Schulungen fertig	Führungskraft
Ende Monat 3	Probezeitbericht, Zielvereinbarung	HR, Führungskraft

Wie führen Sie das Probezeitgespräch korrekt durch?

Das Probezeitgespräch ist kein optionaler Termin. Der Kanton Zürich empfiehlt ausdrücklich, Feedback- und Standortgespräche während der Probezeit verbindlich in die Onboarding-Checkliste aufzunehmen, statt sie als optional zu behandeln.

Checkliste Probezeitgespräch:

Termin einige Monate nach Eintritt, idealerweise rechtzeitig vor Ende der Probezeit
Teilnehmende: Direkte Führungskraft, HR, ggf. Gotte/Götti
Inhalte: Leistungsbeurteilung, Entwicklungsstand, offene Fragen, Zielvereinbarung
Dokumentation: Schriftlicher Probezeitbericht, von beiden Seiten unterzeichnet, Kopie an HR

Rechtliche Grundlagen:

Während der Probezeit gilt in der Schweiz eine kurze Kündigungsfrist gemäss Obligationenrecht.
Die Probezeit kann einmalig auf maximal drei Monate verlängert werden, wenn sie durch Krankheit, Unfall oder Erfüllung einer nicht freiwillig übernommenen gesetzlichen Pflicht unterbrochen wurde.
Eine Verlängerung ohne dokumentierten Grund ist rechtlich nicht zulässig.
Jede Kündigung während der Probezeit muss schriftlich erfolgen und sollte begründet sein.

Profi-Tipp: Verwenden Sie einen standardisierten Bewertungsbogen mit Skala und Freitextfeldern. Das macht Gespräche vergleichbar und schützt bei späteren Streitigkeiten.

Wie stellen Sie IT-Zugänge sicher und schützen Mitarbeiterdaten?

IT-Bereitstellung ist der häufigste Engpass im Onboarding. Wer Hardware und Zugänge erst am Eintrittstag bestellt, verliert wertvolle Einarbeitungszeit. Der Kanton Zürich nennt 3–4 Wochen Vorlaufzeit als realistischen Richtwert.

IT-Checkliste Onboarding:

Hardware bestellen (Laptop, Telefon, Headset) mindestens 3–4 Wochen vor Eintritt
Benutzerkonten anlegen (E-Mail, Praxissoftware, EPD, Zeiterfassung)
Zugriffsrollen nach Least-Privilege-Prinzip definieren (nur notwendige Berechtigungen)
MFA (Mehrfaktor-Authentifizierung) für alle Konten aktivieren
Passwortrichtlinien kommunizieren und Schulung zur Phishing-Erkennung einplanen
Prozedere für Geräterückgabe und Account-Sperrung beim Austritt schriftlich festhalten

Mitarbeiterdaten dürfen nur für den Zweck bearbeitet werden, für den sie erhoben wurden. Das revDSG verpflichtet Arbeitgeber, Personalakten sicher zu speichern und den Zugriff auf berechtigte Personen zu beschränken. Patientendaten in Praxissoftware und EPD unterliegen zusätzlich dem Berufsgeheimnis nach Art. 321 StGB.

Profi-Tipp: Erstellen Sie eine IT-Offboarding-Checkliste parallel zur Onboarding-Liste. Wer beim Eintritt weiss, was beim Austritt zurückgegeben wird (Geräte, Zugänge, Schlüssel), vermeidet spätere Unklarheiten.

Welche Vorlagen können Sie sofort herunterladen und einsetzen?

Fertige Vorlagen sparen Zeit und stellen sicher, dass keine Pflichtpunkte vergessen gehen. Die folgenden Dateiformate decken den gesamten Onboarding-Prozess ab:

One-Page-Kurzcheckliste (PDF): Alle Pflichtschritte auf einer Seite, druckbar, für Führungskräfte und HR
Vollständige Timeline (Excel): Aufgaben mit Datum, Verantwortlichen und Status-Spalte
Arbeitsvertrag-Vorlage (Word): Anpassbar für Voll- und Teilzeit, mit Feldern für Lohnbestandteile, Probezeit und Kündigungsfristen
Probezeitbericht (PDF/Word): Bewertungsbogen mit Skala und Freitextfeldern, unterschriftsbereit
Willkommens-E-Mail-Vorlage (TXT/HTML): Mit Platzhaltern für Name, Startdatum, Ansprechperson und praktische Infos

Anpassungshinweise:

Quellensteuer-Tarife sind kantonal unterschiedlich: Passen Sie die Vorlage für jeden neuen Wohnsitzkanton an.
Pensionskassenregelungen variieren je nach Vorsorgeeinrichtung: Prüfen Sie Eintrittsschwelle und Beitragssätze.
Für Praxen: Ergänzen Sie die Vorlage um praxisspezifische Felder (Arztausweis, TARMED-Zugang, EPD-Rollenzuweisung).

Vorlagen von JobCloud und BDO bieten zusätzliche Schweizer Standardvorlagen für Onboarding und Offboarding, die Sie als Ausgangsbasis verwenden können.

Profi-Tipp: Hinterlegen Sie alle Vorlagen in einem gemeinsamen Ordner (z. B. SharePoint oder Google Drive) mit Versionsdatum. So arbeiten HR und Führungskräfte immer mit dem aktuellen Stand.

Was gilt speziell beim Onboarding in Arzt- und Therapiepraxen?

Praxen haben gegenüber anderen Arbeitgebern zusätzliche administrative und rechtliche Anforderungen beim Eintritt neuer Mitarbeitender.

Praxis-spezifische Pflichtpunkte:

Arztausweis oder Berufsausweis (FMH-Mitgliedschaft, kantonale Berufsausübungsbewilligung) prüfen und kopieren
Eintrag ins kantonale Berufsregister verifizieren
TARMED- und TARDOC-Zugänge einrichten und Schulung planen
Abrechnungseinrichtung (Rechnungsstellung, Tarifpositionen, Kostenträger) erklären
EPD-Zugang anlegen, Rollen und Zugriffsrechte definieren
Dokumentationspflichten in der Praxissoftware einweisen (Behandlungsdokumentation, Impfmanagement)

In Arztpraxen gilt: Neue Mitarbeitende mit Patientenkontakt müssen spätestens am dritten Arbeitstag in die EPD-Dokumentation und die Datenschutzregeln eingewiesen sein. Wer das auf die zweite Woche verschiebt, riskiert Dokumentationslücken und Haftungsfragen.

Medicloudmed unterstützt Praxen dabei, neue Mitarbeitende schnell in Terminbuchung, Dienstplanung und Abrechnung einzuarbeiten. Die cloudbasierte Praxissoftware erlaubt eine rollenbasierte Zugriffssteuerung, sodass neue Mitarbeitende nur die Funktionen sehen, die sie für ihre Tätigkeit benötigen.

Profi-Tipp: Planen Sie die Schulung in der Praxissoftware auf Tag 3–5. Zu früh überfordert, zu spät verzögert den produktiven Start. Ein kurzes 30-minütiges Einführungsvideo am Morgen und eine begleitete Übungssitzung am Nachmittag reichen für den Einstieg.

Profi-Tipp: Für Therapiepraxen gilt dasselbe Prinzip: Die Praxissoftware für Therapeuten von Medicloudmed bildet Terminverwaltung und Dokumentation in einem System ab, was die Einarbeitung neuer Mitarbeitender deutlich verkürzt.

Was in der Praxis wirklich den Unterschied macht

Wer Onboarding-Checklisten für Personalabteilungen täglich einsetzt, stellt fest: Die meisten Fehler passieren nicht bei der Dokumentation, sondern beim Timing. IT-Zugänge, die am Eintrittstag noch nicht bereitstehen, sind kein Einzelfall. Sie sind der Normalfall, wenn niemand die Bestellung drei Wochen vorher ausgelöst hat.

Das Paten-System (Gotte/Götti) klingt nach einem weichen Faktor. In der Praxis ist es das Gegenteil: Ein Pate beantwortet die Fragen, die neue Mitarbeitende der Führungskraft nicht stellen. Wo ist der Drucker? Wie funktioniert die Kaffeemaschine? Welche ungeschriebenen Regeln gibt es? Diese Informationen entscheiden darüber, ob sich jemand nach einer Woche wohlfühlt oder nicht.

Probezeitgespräche werden zu oft als Formalität behandelt. Wer sie als echtes Steuerungsinstrument nutzt, erkennt Probleme früh genug, um gegenzusteuern. Ein schriftlicher Bericht schützt beide Seiten, nicht nur den Arbeitgeber.

Medicloudmed vereinfacht das Onboarding in Ihrer Praxis

Praxen, die neue Mitarbeitende in Terminbuchung, Dienstplanung und EPD-Dokumentation einarbeiten müssen, verlieren ohne strukturierte Software-Unterstützung schnell mehrere Stunden pro Neueinstellung. Medicloudmed ist die cloudbasierte Praxissoftware für die Schweiz, die genau diese Schritte abbildet: rollenbasierte Zugriffssteuerung, automatisierte Benutzeranlage, integrierte Terminverwaltung und Abrechnung nach TARMED und TARDOC. Neue Mitarbeitende erhalten nur die Zugriffsrechte, die ihrer Funktion entsprechen. Das reduziert Einarbeitungsaufwand und Fehlerquellen gleichzeitig. Modularer Aufbau, vollständig online nutzbar, jederzeit kündbar.

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Quellen

Die folgenden Quellen sind geprüft und direkt einsetzbar. Kantonale Unterschiede bei Quellensteuer und Pensionskasse machen es notwendig, diese Unterlagen regelmässig zu aktualisieren.

Quellensteuer-Tarife und BVG-Eintrittsschwellen ändern sich periodisch. Prüfen Sie die kantonalen Vorgaben mindestens einmal jährlich und passen Sie Ihre Vorlagen entsprechend an. Bei spezifischen Fragen empfiehlt sich der Kontakt zu einem lokalen Treuhänder oder der kantonalen Ausgleichskasse.

Weitere praxisnahe Hinweise zu Dokumenten und Nachweisen im Gesundheitssektor finden Sie im Medicloudmed-Blog.

Dieser Artikel enthält allgemeine Informationen und ersetzt nicht die Beratung durch einen qualifizierten Anwalt. Wenden Sie sich an eine qualifizierte Rechtsfachperson zu Ihrer persönlichen Lage, bevor Sie auf Grundlage dieses Inhalts handeln.