Excel-Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender

Die Excel-Checkliste für neue Mitarbeitende (Schweiz) ist sofort einsatzbereit, anpassbar und deckt Preboarding, Erster Tag sowie 30/60/90-Tage-Pläne ab. Sie enthält ausserdem eine Verantwortlichkeitsmatrix und alle relevanten Schweizer Compliance-Felder (AHV, BVG, Unfallversicherung, revDSG). Die Vorlage steht als XLSX, als Google-Sheets-Kopie und als PDF-Druckversion zur Verfügung.

Drei Schritte zum Start:

Datei kopieren (XLSX oder Google Sheets).
Pflichtfelder ausfüllen: Name, Eintrittsdatum, Verantwortlich, Status.
Vorlage für die jeweilige Rolle anpassen und an HR, Vorgesetzte und IT verteilen.

Sofort sichtbare Pflichtfelder:

Name der neuen Person und Stellenbezeichnung
Vertragliches Eintrittsdatum und tatsächlicher Arbeitsstart (getrennte Felder, um Lohnabrechnungsfehler zu vermeiden)
Verantwortliche Person pro Aufgabe (HR, IT, Vorgesetzte, Buddy)
Status (Offen / In Bearbeitung / Erledigt)

Wie ist die Excel-Vorlage aufgebaut?

Die Vorlage besteht aus sieben Modulen, jeweils auf einem eigenen Tabellenblatt. So behalten HR und Vorgesetzte den Überblick, ohne zwischen Dateien wechseln zu müssen.

Module im Überblick:

Preboarding: Aufgaben vor dem ersten Arbeitstag (Vertrag, IT-Zugänge, Willkommens-E-Mail)
Erster Tag: Einführungsgespräch, Arbeitsplatz, Zugangsdaten, Rundgang
30/60/90-Tage-Plan: Phasenbezogene Lernziele und Erfolgskriterien
Verantwortlichkeitsmatrix: RACI-ähnliche Zuweisung (HR, IT, Vorgesetzte, Buddy)
IT und Zugangsdaten: Systemzugänge, Passwörter, Geräteausgabe
Compliance und Dokumente: AHV, BVG, UVG, revDSG-relevante Felder
Feedback und Checkpoints: Formular für Check-ins nach 30, 60 und 90 Tagen

Zusätzlich gibt es ein Dashboard-Tabellenblatt mit Gesamtstatus, Prozentabschluss und offenen Aufgaben sowie ein separates Blatt für die Personalakte.

Beispielspalten der Haupttabelle

Spalte	Beschreibung	Beispielinhalt
Aufgabe	Kurzbeschreibung der Tätigkeit	AHV-Anmeldung einreichen
Verantwortlich	Zuständige Person oder Rolle	HR-Leitung
Frist	Datum oder Frist in Tagen	Tag 1 / 30 Tage
Status	Fortschrittsanzeige	Offen / Erledigt
Priorität	Dringlichkeit	Hoch / Mittel / Tief
Ressourcen	Verlinkung zu Formularen oder Dokumenten	AHV-Formular PDF
Lernziel	Erwartetes Ergebnis nach Abschluss	Kenntnis TARMED-Grundstruktur
Zeitaufwand (Tage)	Geschätzter Aufwand	2

Verbreitete Vorlagenquellen wie Smartsheet, Valamis und Microsoft Excel bieten ähnliche Strukturen. Excel bleibt für Schweizer Praxen der Standard, weil Formeln, bedingte Formatierung und lokale Anpassungen ohne Zusatzlizenz funktionieren.

So passen Sie die Checkliste Schritt für Schritt an Ihre Praxis an

Die Vorlage ist bewusst generisch gehalten. Erst die Anpassung macht sie praxistauglich.

Datei kopieren: Originaldatei nie überschreiben. Kopie mit Praxisname und Datum benennen (z. B. „Onboarding_MFA_Musterpraxis_2026“).
Pflichtfelder ersetzen: Name, Eintrittsdatum, Stellenbezeichnung und Abteilung eintragen.
Rollen und Verantwortlichkeiten definieren: Wer ist HR, wer ist IT, wer übernimmt die Buddy-Funktion? Laut Weka liegt die fachliche Einarbeitung primär beim Vorgesetzten; HR stellt Rahmen und Prozesse bereit.
Fristen setzen: Gesetzliche Fristen (AHV: 30 Tage, BVG: 3–14 Tage) direkt in die Frist-Spalte eintragen.
Testlauf: Vorlage einmal mit einem fiktiven Mitarbeitenden durchspielen, bevor sie produktiv eingesetzt wird.

Verantwortlichkeitsmatrix (RACI-ähnlich)

Die Verantwortlichkeitsmatrix ordnet jeder Aufgabe genau eine verantwortliche Rolle zu. In Excel lässt sich das als eigenes Tabellenblatt abbilden:

R (Responsible): Vorgesetzte für fachliche Einarbeitung
A (Accountable): HR für Compliance und Prozesse
C (Consulted): IT für Systemzugänge und Geräte
I (Informed): Buddy für soziale Integration

Profi-Tipp: Nutzen Sie bedingte Formatierung in Excel: Status „Offen“ erscheint rot, „In Bearbeitung“ gelb, „Erledigt“ grün. Eine einfache ZÄHLENWENN-Formel zeigt den Prozentsatz erledigter Aufgaben automatisch im Dashboard an.

Zur Datensicherheit: Personenbezogene Daten (AHV-Nummer, Lohnangaben) gehören in passwortgeschützte Tabellenblätter mit rollenbasierter Freigabe. Das revDSG verlangt, dass Zugriff auf Personendaten nachvollziehbar und auf das Notwendige beschränkt ist.

Wie sieht ein konkreter 30/60/90-Tage-Plan aus?

Messbare Ziele pro Phase verhindern, dass der Plan zur reinen Formalität wird. Die folgenden Beispielzeilen lassen sich direkt in das 30/60/90-Tabellenblatt der Vorlage kopieren.

Phase	Aufgabe	Lernziel / Erfolgskriterium	Verantwortlich
Tag 1	Arbeitsplatz und IT-Zugänge einrichten	Alle Systemzugänge funktionsfähig	IT / HR
Woche 1	Praxisabläufe kennenlernen	Kann selbständig Termine buchen	Vorgesetzte
30 Tage	TARMED-Grundstruktur verstehen	3 Abrechnungen unter Aufsicht erstellt	Vorgesetzte
60 Tage	Erste Patientenfälle selbständig bearbeiten	Fehlerquote unter Durchschnitt der Praxis	Vorgesetzte
90 Tage	Vollständige Selbständigkeit in Kernaufgaben	Probezeit-Feedbackgespräch positiv abgeschlossen	HR / Vorgesetzte

Für eine Hausarztpraxis kommt in Woche 1 typischerweise die Einführung in die Patientenaufnahme und das Terminbuchungssystem hinzu. In der Physiotherapie steht in den ersten 30 Tagen die Kenntnis der Behandlungsdokumentation im Vordergrund. Psychotherapeutische Praxen ergänzen den Plan um Datenschutzunterweisungen und die Einführung in die Fallakte.

Die Beispielzeilen werden per Kopieren-Einfügen in das entsprechende Tab übertragen. Anschliessend Fristen und Verantwortliche anpassen.

Wie messen Sie den Onboarding-Fortschritt in Excel?

Ein Dashboard-Tabellenblatt fasst alle relevanten Kennzahlen auf einen Blick zusammen.

Dashboard-Felder:

Gesamtstatus (% Abschluss aller Aufgaben)
Anzahl offener Aufgaben nach Priorität
Nächste Fälligkeiten (automatisch aus Frist-Spalte gezogen)
Verantwortliche mit offenen Punkten

Checkpoint-Schedule:

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Tag 1: Einführungsgespräch, Zugänge prüfen (HR und Vorgesetzte)
Woche 1: Erste Eindrücke, offene Fragen klären (Buddy)
Monat 1: Fachliches Feedback, Lernziele 30 Tage prüfen (Vorgesetzte)
Monat 3: Zwischenbilanz, Ziele 60/90 Tage auswerten (HR und Vorgesetzte)
Ende Probezeit: Abschlussgespräch, Entscheid Festanstellung (HR)

KPIs für Onboarding-Erfolg:

Zeit bis zur selbständigen Bearbeitung erster Patientenfälle
Anzahl offener Trainingspunkte nach 30 Tagen
Mitarbeiterzufriedenheit nach erstem Monat (kurzes Feedback-Formular)

Das Feedback-Formular besteht aus drei Fragen: Wie gut fühlen Sie sich in die Praxis integriert? Welche Unterstützung fehlt Ihnen noch? Was hat besonders gut funktioniert? Antworten fliessen direkt in die Checkpoint-Zeile der Vorlage ein.

Welche Schweizer Compliance-Schritte gehören in die Checkliste?

Schweizer Arbeitsrecht setzt klare Fristen. Wer sie in die Excel-Checkliste als Pflichtfelder aufnimmt, vermeidet Bussen und Nachzahlungen. Die vollständige Anstellungs-Checkliste umfasst Arbeitsvertrag, AHV/IV/EO-Anmeldung, BVG, Unfallversicherung, Steuern und Lohnausweis.

Unumgängliche administrative Schritte:

AHV/IV/EO-Anmeldung: Frist 30 Tage ab Stellenantritt; Formular an zuständige Ausgleichskasse
BVG-Meldung: Je nach Pensionskasse 3–14 Tage; Lohnangaben und Eintrittsdatum übermitteln
Unfallversicherung (UVG): Anmeldung bei SUVA oder privatem Versicherer vor Arbeitsbeginn
Quellensteuer-Meldung: Für ausländische Mitarbeitende ohne Niederlassungsbewilligung; kantonale Formulare beachten
Krankenkasse: Hinweis auf Grundversicherungspflicht; kein Arbeitgeberbeitrag, aber Koordination mit Mitarbeitenden

EAZ-Hinweis: Wenn Einarbeitungszuschüsse beantragt werden, verlangen die Kantone einen detailliert monatlich gegliederten Einarbeitungsplan. Berufsübliche und ausserordentliche Aufwände sind klar zu trennen. Die Formulare der Kantone Zürich und Aargau fordern Monatsaufstellungen mit Lernzielen, Verantwortlichen und Aufwandstagen. Sammelbegriffe reichen nicht; Kanton Schaffhausen verlangt genaue Tätigkeitsbeschreibungen pro Zeile. Frist für den Antrag: 10 Tage vor Stellenantritt.

Markieren Sie alle Compliance-Felder in der Vorlage als Pflichtfelder (z. B. rote Zellfarbe). So sieht HR auf einen Blick, was noch fehlt.

Was sind die konkreten Aufgaben von Vorgesetzten und Buddys?

Onboarding beginnt vor dem ersten Arbeitstag. Wer erst am Tag 1 mit der Vorbereitung anfängt, verliert wertvolle Zeit für die soziale Integration.

Manager-Checkliste (nummeriert nach Zeitpunkt):

Arbeitsplatz und IT-Zugänge vor Tag 1 vorbereiten lassen (IT beauftragen)
Willkommens-E-Mail mit Agenda für den ersten Tag versenden
Einführungsgespräch am Morgen von Tag 1: Ziele, Erwartungen, Praxiskultur
Zielklärung in Woche 1: Was soll die Person in 30/60/90 Tagen erreichen?
Erstes Feedback-Gespräch nach 30 Tagen mit Dokumentation in der Vorlage
Probezeit-Abschlussgespräch mit HR koordinieren

Buddy-Aufgaben:

Mentoring-Termine in Woche 1 und 2 (je 30 Minuten)
Unterstützung bei IT-Fragen und Abrechnungsprozessen (TARMED/TARDOC-Grundlagen)
Soziale Integration: gemeinsames Mittagessen in Woche 1, Vorstellung im Team

Meeting-Schedule-Vorlage:

Zeitpunkt	Format	Agenda-Vorschlag	Verantwortlich
Tag 1	Einführungsgespräch	Praxis, Team, Erwartungen	Vorgesetzte
Woche 1, Tag 3	Buddy-Check-in	Offene Fragen, IT-Zugänge	Buddy
Woche 2	Fachliches Update	Erste Aufgaben, Feedback	Vorgesetzte
Monat 1	Formelles Gespräch	Lernziele 30 Tage, nächste Schritte	HR + Vorgesetzte

Aufgaben zwischen HR, Vorgesetzten, IT und Buddy klar delegieren: HR koordiniert Compliance und Formulare, Vorgesetzte verantworten die fachliche Einführung, IT liefert Zugänge, Buddy übernimmt die menschliche Seite.

Welche Downloadformate und Alternativen gibt es?

Verfügbare Formate:

XLSX (Master): Vollständige Vorlage mit Formeln, bedingter Formatierung und Dashboard. Empfohlen für lokale Nutzung und Anpassung.
Google Sheets: Kopie für kollaboratives Arbeiten im Team. Achtung: Makros und einige Formeln funktionieren in Google Sheets nicht identisch; nach dem Import prüfen.
PDF-Druckvorlage: Für Unterschriften und physische Personalakten; keine Formeln, nur Struktur.

Für die Versionsverwaltung empfiehlt sich eine Namenskonvention wie „Onboarding_Vorlage_v2_2026“ und ein zentrales Ablagesystem (Praxis-Cloud oder SharePoint). So verhindert man, dass veraltete Versionen im Umlauf bleiben.

Alternativen und Integrationsoptionen:

Smartsheet bietet kollaborative Onboarding-Vorlagen mit Aufgabenzuweisung und Benachrichtigungen. Valamis stellt strukturierte Checklisten mit Lernpfaden bereit. Beide eignen sich als Inspirationsquelle für den Aufbau eigener Excel-Module. Microsoft Excel bleibt für Schweizer Praxen der Standard, weil keine Zusatzlizenz nötig ist und die Vorlage offline funktioniert.

Kurzanleitung zur Verteilung:

Per E-Mail als Anhang an HR, Vorgesetzte und IT
Per geteiltem Link (OneDrive, SharePoint oder Google Drive) für kollaborativen Zugriff
Import in das Praxis-Cloud-System: XLSX-Datei hochladen, Zugriffsrechte nach Rolle vergeben

Digitale Onboarding-Checklisten sollten auch virtuelle Formate abdecken. Für Remote- und Hybrid-Szenarien empfehlen sich Zoom-Einführungen und virtuelle Kaffeepausen als Ersatz für den Praxisrundgang.

Warum strukturierte Einarbeitung für Schweizer Praxen besonders wichtig ist

Gut geplantes Onboarding reduziert Fehler, erhöht Compliance und verbessert Patienten- und Mitarbeiterzufriedenheit. Das ist keine Theorie. Ein verpasster UVG-Eintrag verzögert die Abrechnung und kann im Schadensfall zu Haftungsfragen führen. Fehlende IT-Zugänge am ersten Arbeitstag kosten Zeit und hinterlassen einen schlechten ersten Eindruck.

Medizinische Praxen tragen eine besondere Verantwortung: Neue Mitarbeitende arbeiten von Tag 1 mit Patientendaten, Abrechnungssystemen und sensiblen Unterlagen. Wer TARMED-Codes falsch anwendet oder Dokumentationspflichten nicht kennt, verursacht Mehraufwand für das gesamte Team. Strukturierte Einarbeitung ist hier kein Komfort, sondern ein Qualitätsmerkmal.

Forschung und Praxiserfahrungen von Manpower Schweiz und Weka zeigen: Soziale Integration in den ersten Wochen ist entscheidend für langfristige Mitarbeiterbindung. Wer sich früh zugehörig fühlt, bleibt länger. Und die Rolle des Vorgesetzten ist dabei nicht delegierbar: Fachliche Einarbeitung gelingt nur, wenn die direkte Führungsperson aktiv eingebunden ist.

Medicloudmed unterstützt Praxen auch administrativ beim Onboarding

Wer neue Mitarbeitende in einer Schweizer Praxis einarbeitet, weiss: Die Excel-Checkliste deckt Planung und Dokumentation ab. Aber wiederkehrende administrative Aufgaben wie AHV/BVG-Meldungen, Zugangsverwaltung und Abrechnungsfreigaben kosten täglich Zeit.

Medicloudmed als cloudbasierte Praxissoftware übernimmt genau diese Aufgaben digital. Die Personalakte ist zentral und revDSG-konform gespeichert. Rollen und Zugriffsrechte lassen sich direkt im System vergeben, ohne separate Passwortlisten. Die Integration mit Terminbuchung und Abrechnung nach TARMED oder TARDOC bedeutet: Neue Mitarbeitende sind schneller produktiv, weil alle Systeme von Anfang an verbunden sind.

Für Praxisleitungen, die den Onboarding-Aufwand dauerhaft reduzieren wollen, lohnt sich ein Blick auf die Plattform. Weitere Praxisanleitungen finden Sie im Medicloudmed-Blog. Für eine persönliche Demo buchen Sie direkt einen Termin unter Calendly.