Jeder dritte neue Mitarbeiter kündigt innerhalb der ersten sechs Monate, wenn das Onboarding nicht stimmt. Ein gelungener Start ins Team entscheidet oft darüber, wie motiviert und produktiv neue Fachkräfte bleiben. Wer den Onboarding-Prozess systematisch plant, sorgt nicht nur für einen professionellen ersten Eindruck, sondern legt den Grundstein für langfristigen Erfolg und starke Bindung im Praxisalltag.
Step 1: Planen Sie den Onboarding-Prozess systematisch
Ein systematischer Onboarding-Prozess bildet die Grundlage für die erfolgreiche Integration neuer Mitarbeiter in Ihre Praxis. Nach Haufe beginnt dieser Prozess bereits vor dem ersten Arbeitstag und umfasst strategische Vorbereitungsschritte.
Der erste wichtige Schritt ist die strukturierte Planung der Einarbeitungsphasen. Wie Acquisa empfiehlt, sollten Sie den Onboarding-Prozess in klar definierte Abschnitte unterteilen: Preboarding Phase, erster Arbeitstag und erste Arbeitswoche. Konkret bedeutet dies:
- Vertragsunterlagen vorbereiten und versenden
- Technische Ausstattung wie Zugänge und Arbeitsgeräte vorher einrichten
- Einen detaillierten Einarbeitungsplan mit Zeitplan und Verantwortlichkeiten erstellen
- Erste Kontaktperson oder Mentor für den neuen Mitarbeiter bestimmen
Achten Sie darauf, den Prozess so transparent und individuell wie möglich zu gestalten. Regelmäßige Check-ins in den ersten Wochen helfen dem neuen Teammitglied, sich schnell zu orientieren und sich willkommen zu fühlen. Der nächste Schritt wird die konkrete Ausgestaltung des Einarbeitungsplans sein.
Step 2: Bereiten Sie digitale Arbeitsplätze und Zugänge vor
Die Vorbereitung digitaler Arbeitsplätze ist entscheidend für einen reibungslosen Einstieg neuer Mitarbeiter. CSS betont, dass dies die Bereitstellung von Hardware, E-Mail-Konten und Systemzugängen sowie die Erstellung von Nutzungsanleitungen umfasst.
Nach Business Wissen ist es kritisch, neue Mitarbeitende rechtzeitig mit technischer Ausstattung zu versorgen. Konkrete Schritte für die digitale Arbeitsplatz Vorbereitung:
- Laptop oder Computer mit vorinstallierter Praxissoftware bereitstellen
- E-Mail-Konto und Kommunikationstools einrichten
- Zugangsdaten für interne Systeme vorbereiten
- Datenschutz und Sicherheitseinweisungen digital dokumentieren
Achten Sie besonders darauf, dass alle Systeme bereits vor dem ersten Arbeitstag funktionsfähig sind. Eine gute technische Vorbereitung vermeidet Verzögerungen und erleichtert dem neuen Teammitglied den Einstieg. Als nächstes werden Sie die persönliche Einführung und Begrüßung planen.
Step 3: Vermitteln Sie praxisrelevante Softwarekenntnisse
Die Vermittlung von praxisrelevanten Softwarekenntnissen ist ein entscheidender Schritt im Onboarding-Prozess. Hays betont, dass neue Mitarbeitende ausreichend Zeit und Ressourcen benötigen, um sich mit der Software vertraut zu machen.
Nach Sesamehr sollten Unternehmen sicherstellen, dass Mitarbeitende Zugang zu den erforderlichen Schulungsmodulen haben. Praktische Schritte zur Softwareschulung umfassen:
- Strukturierte Einführungsvideos und Tutorials bereitstellen
- Interaktive Online-Schulungen mit praktischen Übungen anbieten
- Persönliche Einweisungen durch erfahrene Teammitglieder organisieren
- Schriftliche Bedienungsanleitungen und Quickguides erstellen
Besonders wichtig ist eine individuell angepasste Schulung, die die spezifischen Arbeitsabläufe Ihrer Praxis berücksichtigt. Achten Sie darauf, dass neue Mitarbeitende nicht nur die technischen Funktionen verstehen, sondern auch die praktische Anwendung in Ihrem spezifischen Arbeitskontext.
Der nächste Schritt wird die Einführung in die konkreten Arbeitsabläufe sein.
Step 4: Fördern Sie Teameinbindung und Kommunikation
Die erfolgreiche Integration neuer Mitarbeiter erfordert mehr als nur technische Einweisungen. Haufe empfiehlt den Einsatz von Mitarbeiter-Apps, die den Zugang zu Unternehmensinformationen und die Teamkommunikation erleichtern.
Nach Communardo kann eine Pre-Onboarding-Website neue Mitarbeitende frühzeitig mit Unternehmenswerten vertraut machen. Konkrete Maßnahmen zur Teameinbindung umfassen:
- Persönliche Willkommens-Videokonferenz mit dem gesamten Team
- Einrichtung eines Mentoring-Programms
- Regelmäßige informelle Gesprächsrunden und Teambuilding-Aktivitäten
- Digitale Kommunikationskanäle für schnellen Austausch einrichten
Achten Sie besonders darauf, eine offene und vertrauensvolle Kommunikationskultur zu schaffen. Neue Mitarbeitende sollten sich von Beginn an als vollwertiger Teil des Teams fühlen. Als nächstes werden Sie die individuelle Einarbeitung und Begleitung planen.
Step 5: Überprüfen Sie den Integrationserfolg gezielt
Onboarding neuer Mitarbeiter: Erfolgreiche Integration in 2025 erfordert eine systematische Erfolgskontrolle. Haufe empfiehlt regelmäßige Feedbackgespräche und die Förderung der Selbstreflexion neuer Mitarbeitender.
Nach Impulse trägt ein strukturierter Prozess mit gezielten Check-ins dazu bei, den Integrationserfolg frühzeitig zu überprüfen. Konkrete Maßnahmen zur Erfolgskontrolle umfassen:
- Strukturierte Einarbeitungsgespräche in der ersten und dritten Arbeitswoche
- Verwendung standardisierter Feedbackbögen
- 360-Grad-Rückmeldungen von Teamkolleg:innen einholen
- Individuelle Entwicklungsziele gemeinsam definieren
Achten Sie besonders auf eine offene Feedbackkultur. Der Fokus sollte auf Unterstützung und Weiterentwicklung liegen, nicht auf Bewertung. Die gewonnenen Erkenntnisse helfen Ihnen, den Onboarding-Prozess kontinuierlich zu optimieren.
Effizientes Onboarding mit moderner Praxissoftware gestalten
Die Integration neuer Mitarbeiter erfolgt oft mit vielen Herausforderungen wie der Einarbeitung in komplexe Software, nahtloser Kommunikation im Team und der effizienten Organisation des Praxisalltags. Genau hier setzt eine durchdachte digitale Lösung an, die alle Prozesse vereinfacht und dadurch Zeit für das Wesentliche schafft: die Patienten.
Mit MediCloud Med bieten Sie Ihrem Team eine cloudbasierte Praxissoftware, die speziell für Schweizer Arztpraxen und Notfallzentren entwickelt wurde. Unterstützen Sie Ihre neuen Mitarbeitenden von Anfang an durch einfache Nutzerführung bei der Software und fördern Sie durch Funktionen wie elektronische Patientenakte, Online-Terminbuchung und automatisierte Abrechnung einen schnellen Einstieg in die Praxisabläufe. Warten Sie nicht bis die Herausforderungen sich stapeln. Entdecken Sie jetzt, wie MediCloud Med Ihren Onboarding-Prozess stressfrei und effizient gestaltet und erleben Sie mehr Zeit für Ihre Patient:innen.
Häufig gestellte Fragen
Wie plane ich den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter?
Der Onboarding-Prozess sollte systematisch geplant und in klar definierte Phasen unterteilt werden. Beginnen Sie mit der Vorbereitung der Vertragsunterlagen und der technischen Ausstattung bereits vor dem ersten Arbeitstag.
Welche technischen Ressourcen benötige ich für neue Mitarbeiter?
Stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeiter über die notwendige Hardware wie Laptops oder Computer sowie über E-Mail-Konten und Zugangsdaten für interne Systeme verfügen. Dies sollte idealerweise bereits vor dem ersten Arbeitstag geschehen.
Wie fördere ich die Teameinbindung während des Onboardings?
Organisieren Sie persönliche Willkommensgespräche und Teambuilding-Aktivitäten, um neue Mitarbeiter mit dem Team vertraut zu machen. Eine wöchentliche virtuelle Kaffeepause kann eine gute Methode sein, um den Austausch zu fördern.
Wie kann ich praxisrelevante Softwarekenntnisse effektiv vermitteln?
Bieten Sie strukturierte Schulungen an, wie z.B. Einführungsvideos und interaktive Online-Kurse, die sich auf die spezifischen Softwaretools in Ihrer Praxis konzentrieren. Planen Sie auch persönliche Einweisungen durch erfahrene Teammitglieder ein.
Wie überprüfe ich den Erfolg des Onboarding-Prozesses?
Führen Sie strukturierte Feedbackgespräche in der ersten und dritten Arbeitswoche durch, um den Integrationserfolg zu bewerten. Verwenden Sie standardisierte Feedbackbögen und definieren Sie individuelle Entwicklungsziele gemeinsam mit neuen Mitarbeitern.
Was sind die wichtigsten Schritte im Onboarding-Prozess?
Die wichtigsten Schritte umfassen die systematische Planung, die Vorbereitung digitaler Arbeitsplätze, die Vermittlung von Softwarekenntnissen sowie die Förderung von Teameinbindung und Erfolgskontrolle.
Erstellen Sie einen klaren Zeitplan, der alle Phasen abdeckt, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
