Spätestens ab 2026 wird die lückenlose und digitale Erfassung der Arbeitszeit zur Pflicht in Schweizer Notfallpraxen. Wer tagtäglich mit wechselnden Arbeitszeiten, unvorhersehbaren Einsätzen und komplexen Teamstrukturen konfrontiert ist, merkt schnell wie wertvoll eine durchdachte digitale Lösung wird. Digitale Zeiterfassung mit DATEV hilft Ihnen nicht nur dabei, alle gesetzlichen Vorgaben sicher zu erfüllen, sondern verschafft Klarheit und Effizienz im Praxisalltag.

Schritt 1: Analysieren Sie arbeitsrechtliche Vorgaben 2026

In diesem Schritt analysieren Sie die aktuellen gesetzlichen Anforderungen zur digitalen Arbeitszeiterfassung für Schweizer Arztpraxen. Ziel ist es, einen umfassenden Überblick über die rechtlichen Rahmenbedingungen zu erhalten, die 2026 gelten werden.

Begutachten Sie zunächst die Vorschriften des Schweizer Arbeitsgesetzes. Arbeitsrechtliche Verordnungen verpflichten Arbeitgeber zur lückenlosen Erfassung der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit. Für Arztpraxen bedeutet dies eine vollständige digitale Dokumentation von Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden. Achten Sie besonders auf die Dokumentationspflicht von Pausen über 30 Minuten und die Aufbewahrungsfrist der Aufzeichnungen von mindestens 5 Jahren.

Als wichtigen Aspekt müssen Sie auch die Unterschiede zwischen Einzelpraxen und Gruppenpraxen berücksichtigen. Die Anforderungen variieren je nach Unternehmensgrösse und Organisationsstruktur. In Praxen mit weniger als 50 Mitarbeitenden können individuellere Zeiterfassungslösungen implementiert werden.

Im Folgenden finden Sie einen Vergleich zentraler Anforderungen an die Zeiterfassung für Einzel- und Gruppenpraxen in der Schweiz:

Kriterium	Einzelpraxis (unter 50 MA)	Gruppenpraxis (über 50 MA)
Flexibilität der Zeiterfassung	Hohe Individualisierbarkeit	Standardisierte Prozesse nötig
Dokumentationsaufwand	Eher gering, wenig Mitarbeitende	Hoch, viele Mitarbeitende
Technische Anforderungen	Einfache bis mittlere Lösungen möglich	Skalierbare, professionelle Systeme
Unterstützung nötig	Teilweise ausreichend intern	Externe Beratung häufig sinnvoll

Pro-Tipp: Konsultieren Sie frühzeitig einen Arbeitsrechtsexperten, um individuelle Interpretationen der gesetzlichen Vorgaben für Ihre spezifische Praxissituation zu klären.

Schritt 2: Wählen Sie die passende DATEV-Schnittstelle aus

In diesem Schritt identifizieren Sie die optimale DATEV-Schnittstelle für Ihre Arztpraxis und stellen sicher, dass Ihre Softwarelösung nahtlos mit den DATEV-Systemen kommunizieren kann.

Analysieren Sie zunächst Ihre spezifischen Anforderungen. Middleware-Technologien ermöglichen eine effiziente Integration verschiedener Softwaresysteme. Prüfen Sie genau, welche Daten zwischen Ihrer Praxissoftware und DATEV ausgetauscht werden müssen. Wichtige Kriterien sind der Umfang der Datenkommunikation, Sicherheitsanforderungen und die Möglichkeit eines bidirektionalen Datenaustauschs.

Bei der Auswahl der Schnittstelle sollten Sie unterschiedliche Optionen wie DATEVconnect oder DATEVconnect online evaluieren. Achten Sie besonders auf Kompatibilität, Skalierbarkeit und Sicherheitsaspekte. Konsultieren Sie dazu am besten Ihre IT-Abteilung oder einen DATEV-spezialisierten Berater, der Ihre individuellen Praxisanforderungen kennt.

Pro-Tipp: Nutzen Sie das DATEV Developer Portal für detaillierte technische Informationen und testen Sie Schnittstellenkomponenten vorab in einer Testumgebung.

Schritt 3: Konfigurieren Sie Praxiseinstellungen für die Zeiterfassung

In diesem Schritt richten Sie die Zeiterfassungseinstellungen in Ihrem DATEV-System präzise für Ihre Arztpraxis ein und schaffen die Grundlage für eine effiziente digitale Arbeitszeiterfassung.

Digitale Zeiterfassungssysteme erfordern eine sorgfältige Konfiguration. Legen Sie zunächst die Zeitarten für Ihre Mitarbeitenden fest. Unterscheiden Sie zwischen Kernarbeitszeiten, Überstunden, Zuschlägen und Pausenzeiten. Stellen Sie sicher, dass Sie verschiedene Zeitmodelle für Vollzeit und Teilzeitmitarbeitende individuell definieren können.

Beim Einrichten der Mitarbeiterstammdaten müssen Sie die Zeitformate genau festlegen. Wählen Sie zwischen Industrieminuten und Echtminuten und verknüpfen Sie jeden Mitarbeitenden mit einem entsprechenden DATEV-Benutzer. Achten Sie besonders auf die Genauigkeit der Stammdaten und definieren Sie klare Freigabeprozesse für die erfassten Arbeitszeiten.

Pro-Tipp: Führen Sie eine Testphase mit einigen Mitarbeitenden durch, um alle Einstellungen und Workflows vor der Vollimplementierung zu überprüfen.

Schritt 4: Implementieren Sie gesetzeskonforme Arbeitszeitmodelle

In diesem Schritt entwickeln Sie Arbeitszeitmodelle für Ihre Arztpraxis, die sowohl den gesetzlichen Anforderungen entsprechen als auch die individuellen Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden berücksichtigen.

Flexible Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit oder Jahresarbeitszeit erfordern eine sorgfältige Ausgestaltung. Definieren Sie klare Regelungen für Kernarbeitszeiten, Überstunden und Pausenzeiten. Achten Sie darauf, dass Ihre Modelle die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten und Ruheperioden einhalten. Dokumentieren Sie alle Vereinbarungen schriftlich und stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeitende die spezifischen Bedingungen versteht.

Bei der Umsetzung müssen Sie besonders auf die rechtlichen Rahmenbedingungen achten. Berücksichtigen Sie individuelle Arbeitsverträge, Teilzeitquoten und spezifische Anforderungen verschiedener Berufsgruppen in Ihrer Arztpraxis. Definieren Sie transparente Prozesse für die Zeiterfassung und Freigabe von Arbeitszeiten.

Pro-Tipp: Konsultieren Sie einen Arbeitsrechtsexperten, um sicherzustellen, dass Ihre Arbeitszeitmodelle vollständig gesetzeskonform sind und die Interessen aller Beteiligten berücksichtigen.

Schritt 5: Überprüfen Sie die rechtskonforme Dokumentation

In diesem Schritt stellen Sie sicher, dass Ihre Arbeitszeitdokumentation alle gesetzlichen Anforderungen vollständig und revisionssicher erfüllt und künftige Kontrollen problemlos bestehen kann.

Digitale Dokumentationssysteme bieten entscheidende Vorteile für eine rechtskonforme Zeiterfassung. Erfassen Sie detailliert Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausen, Mehrarbeit und Absenzen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Aufzeichnungen lückenlos sind und alle relevanten Informationen enthalten. Jeder Mitarbeitende muss seine Arbeitszeiten transparent und nachvollziehbar dokumentieren.

Achten Sie besonders auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Die Dokumentation muss mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden und jederzeit den Aufsichtsbehörden zur Verfügung stehen. Implementieren Sie interne Kontrollmechanismen, die regelmassig die Vollständigkeit und Korrektheit der Zeiterfassungsdaten überprüfen. Etablieren Sie klare Prozesse für die Freigabe und Validierung der Arbeitszeitaufzeichnungen.

Diese Übersicht zeigt typische Fehler und deren Risiken bei der digitalen Arbeitszeiterfassung:

Häufiger Fehler	Mögliche Folgen	Präventivmassnahme
Unvollständige Pausenerfassung	Gesetzesverstoss, Bussen	Automatisierte Pausenabfrage
Fehlerhafte Stammdaten	Falsche Abrechnungen, Beschwerden	Stammdatenpflege, regelmässige Kontrolle
Fehlende Freigabeprozesse	Unklare Verantwortlichkeiten	Definierte Workflow- und Freigabeprozesse
Nicht eingehaltene Aufbewahrung	Sanktionen bei Prüfungen	Systematische Archivierungslösung

Pro-Tipp: Führen Sie vierteljährliche interne Audits Ihrer Zeiterfassungsdokumentation durch, um Fehler frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren.

Digitale Zeiterfassung rechtssicher umsetzen mit MediCloud Med

Die Umsetzung einer rechtssicheren und effizienten digitalen Arbeitszeiterfassung in Schweizer Arztpraxen stellt viele Praxisleitungen vor grosse Herausforderungen. Das Einhalten gesetzlicher Vorgaben und die Anpassung der Zeiterfassung an individuelle Arbeitszeitmodelle erfordern eine flexible Softwarelösung, die sich nahtlos in den Praxisalltag integriert. Mit MediCloud Med bieten wir Ihnen eine cloudbasierte Praxissoftware, die genau diese Anforderungen erfüllt und Sie dabei unterstützt, gesetzeskonform, transparent und zeitsparend zu dokumentieren.

Profitieren Sie von den vielseitigen Möglichkeiten unserer Lösung. Ob präzise Erfassung von Arbeitszeiten und Pausen, automatische Berücksichtigung von Teilzeitregelungen oder einfache Integration zu DATEV und weiterführenden Systemen – MediCloud Med macht Ihre Zeiterfassung smart und sicher. Entdecken Sie, wie Sie mit unserer Praxissoftware den administrativen Aufwand deutlich reduzieren und gleichzeitig die Zufriedenheit Ihres Teams steigern können.

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Häufig gestellte Fragen

Was sind die gesetzlichen Anforderungen für die digitale Zeiterfassung in Arztpraxen?

Die gesetzlichen Anforderungen beinhalten die lückenlose Erfassung der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit aller Mitarbeitenden sowie die Dokumentation von Pausen über 30 Minuten. Überprüfen Sie unbedingt die spezifischen Vorschriften des Schweizer Arbeitsgesetzes und implementieren Sie diese in Ihrer Praxis.

Wie wähle ich die richtige DATEV-Schnittstelle für meine Praxis aus?

Um die passende DATEV-Schnittstelle zu finden, analysieren Sie zunächst die spezifischen Anforderungen Ihrer Praxissoftware. Überlegen Sie, welche Daten ausgetauscht werden müssen, und testen Sie die ausgewählten Schnittstellenoptionen in einer Testumgebung.

Welche Einstellungen sind erforderlich, um die Zeiterfassung korrekt zu konfigurieren?

Für eine präzise Zeiterfassung müssen Sie die Zeitarten für Mitarbeitende festlegen, und dabei Kernarbeitszeiten, Überstunden und Pausenzeiten berücksichtigen. Richten Sie klare Prozesse für die Freigabe und Validierung der erfassten Arbeitszeiten ein, um Fehler zu minimieren.

Wie entwickle ich rechtskonforme Arbeitszeitmodelle in meiner Arztpraxis?

Definieren Sie flexible Arbeitszeitmodelle, die gesetzliche Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten einhalten. Dokumentieren Sie alle Regelungen schriftlich und klären Sie individuelle Arbeitsverträge, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden die Bedingungen verstehen.

Was sind die häufigsten Fehler bei der digitalen Zeiterfassung und wie kann ich diese vermeiden?

Häufige Fehler sind unvollständige Pausenerfassungen oder fehlerhafte Stammdaten, die zu rechtlichen Konsequenzen führen können. Implementieren Sie automatisierte Abfragen für Pausen und führen Sie regelmäßige Kontrollen der Stammdaten durch, um diese Risiken proaktiv zu minimieren.